Microsoft Exchange: configurazione e-mail e come funziona

Vi siete mai chiesti come fanno le aziende a gestire facilmente numerose riunioni e a condividere velocemente e-mail e dati importanti? A venirvi in aiuto in questo caso è Microsoft stessa, che con il suo Microsoft Exchange Server ha creato un servizio rivolto alle aziende e che mette a loro disposizione un server online grazie al quale sarà possibile condividere e-mail e altro tipo di materiale con tutti i colleghi di lavoro, così da permettere sia una comunicazione interna e sicura sia di mantenere una connessione esterna alla rete.

Microsoft Exchange Server viene messo a disposizione con diversi piani tariffari mensili, grazie ai quali potrete scegliere quello che farà più al caso vostro: nel primo, a 3,40 € al mese per ogni utente dell’azienda, avrete accesso al server scelto e a 50 gigabyte di spazio disponibile nella casella postale per ogni utente; il secondo, a 6,70 € al mese, vi metterà a disposizione uno spazio d’archiviazione illimitato oltre ad una segreteria telefonica integrata e un sistema di backup automatico della vostra posta; infine con la terza opzione avrete a disposizione molto di più, come ad esempio 1 terabyte di spazio di archiviazione online comune a tutti, la possibilità di effettuare videoconferenze, di avere una chat interna, un’agenda per pianificare appuntamenti ed altre riunioni importanti e potrete far si che ogni utente possa connettere fino a 5 dispositivi smartphone, 5 tablet e 5 computer o mac.

Un’altra caratteristica utile di quest’ultimo piano tariffario prevederà la possibilità di scaricare qualsiasi software della suite Microsoft, ovvero Outlook, Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Access e Publisher; tale offerta, disponibile per 10,50€ al mese, è ovviamente la più indicata nel caso in cui stiate aprendo un’azienda o vi affacciate per la prima volta a questo servizio. Se volete ottenere qualche informazioni più dettagliata riguardo ai prezzi e a quello che viene incluso, questo link vi rimanderà alla pagina ufficiale del prodotto con tutte le informazioni del caso.

Quale che sia il piano tariffario che avrete scelto per la vostra azienda o che facciate parte di una che ne dispone, dovrete provvedere a configurare il servizio sui vostri dispositivi, operazione che varia nel caso in cui disponiate di uno smartphone con sistema operativo Android o che ne abbiate uno con iOS, motivo per cui qui di seguito provvederò a spiegarvi come svolgere tale operazione in entrambi i casi; se avete un cellulare Android è bene specificare che i nomi o le sezioni che vi verranno indicate potrebbero variare, pur rimanendo simili tra loro, in base a quale dispositivo abbiate o alla versione del vostro sistema operativo.

Per attivare l’account dovrete aprire l’interfaccia delle Impostazioni, quindi andare su “Account” e tappando su Aggiungi account vi si aprirà una nuova schermata tramite la quale scegliere il servizio da un elenco, quindi dovrete cercare quello di Microsoft Exchange Server; in questo caso il sistema operativo ha tradotto il nome con un anonimo Aziendale, ma nel caso vi si dovesse presentare lo stesso problema potrete far riferimento al logo del prodotto per trovare quello corretto.

A questo punto vi verranno chiesti i dati principali per poter accedere, ovvero indirizzo email, nome utente e password che avrete utilizzato per registrarvi sul server, quindi dovrete andare su “configurazione manuale” per poter inserire il nome del dominio a cui sarete registrati e il nome utente, ed infine su “Server Exchange” per inserire l’indirizzo completo del server che vorrete utilizzare. Una volta riempiti tutti i campi potrete procedere con l’impostare il vostro account inserendo le dimensioni di recupero per le e-mail e con quale frequenza scaricale, quali appuntamenti far sincronizzare con il calendario del vostro dispositivo ed altre funzioni di secondaria importanza.

Se avete un dispositivo di casa Apple, il processo di configurazione risulterà essere piuttosto simile poiché anche qui dovrete aprire le impostazioni del cellulare o tablet, andare su “Password e account” e su “aggiungi account”, e dalla nuova finestra scegliere Exchange; anche qui dovrete inserire e-mail, password e aggiungere una descrizione, mentre nella schermata successiva dovrete inserire l’indirizzo completo del server Exchange e il vostro nome utente con cui sarete registrati; come su Android, anche qui potrete scegliere se effettuare la sincronizzazione con i vostri contatti, il calendario e altri servizi, ed una volta che avrete terminato dovrete tappare su “salva” per terminare il processo di configurazione.

Ultimato il processo, sia che vi troviate su Android o su iOS, potrete iniziare ad utilizzare il vostro sistema di posta preferito per visualizzare, ricevere o inviare le e-mail, anche se ovviamente potrete far ricorso ad Outlook stesso se vorrete rimanere all’interno dell’ambiente Microsoft, soprattutto se avrete fatto ricorso all’ultima tra le opzioni d’iscrizione e grazie alla quale vi verranno forniti tutti i software della famosa suite Microsoft.