Google Calendar: configurazione, uso e sincronizzazione con la casella di posta

Il calendario online di Google

Google ci ha abituato a tanti strumenti che ci aiutano nella nostra quotidianità, sia lavorativa che personale. Basta pensare a GMail o a GDrive che, rispettivamente, ci aiutano a gestire la posta elettronica e un cloud di file.

L’azienda di Mountain View offre anche “Google Calendar” che, come già indica il nome, è un calendario strettamente legato al nostro account. Questo significa che oltre ai servizi di posta e cloud, possiamo sincronizzare anche un calendario di impegni da condividere con un gruppo di utent, amici, colleghi, ecc.

Iniziamo ad esplorare tale servizio: per accedervi non vi resta che utilizzare un qualsiasi browser web, recarvi su https://www.google.com/calendar e utilizzare i dati del vostro account Google. Naturalmente, lo stesso servizio è disponibile anche per smartphone e tablet che, nel caso Android, offrono spesso l’apposita app già installata.

Effettuando l’accesso, il calendario verrà automaticamente legato al vostro indirizzo email: la configurazione avviene in modo automatico e ovunque utilizzerete l’account, vi ritroverete lo stesso calendario con i vostri impegni.

Come gestire gli appuntamenti su Google Calendar

Al primo impatto, la schermata principale potrebbe sembrarvi complicata ma in realtà questa offre tutto quello che serve in pochi click.

La maggior parte dello spazio, è dedicata alla visualizzazione del calendario (1): di default viene visualizzata una settimana, con i giorni disposti nelle colonne e le ore disposte nelle righe. Nella parte a sinistra (2), viene visualizzato un piccolo calendario mensile che evidenzia la settimana in analisi e che vi aiuta a pianificare gli impegni in base alle settimane precedenti e successive.

Se la visualizzazione a settimana non è di vostro gradimento, è possibile utilizzare dei pulsanti posti in alto a destra (3) per mostrare un unico giorno, 4 giorni, un mese intero o l’agenda, cioè gli impegni che avete programmato. Altri comandi a sinistra (4) permettono di gestire i calendari da visualizzare, ma su questo torneremo più avanti.

Per inserire un nuovo impegno, o appuntamento, basta posizionarsi nel giorno e nell’ora di inizio, e trascinare fino all’ora di fine prevista; se ad esempio avete un appuntamento per Lunedi alle 16:00, della durata di circa 2 ore, basterà posizionarsi nella colonna del lunedì e nella riga delle ore 16:00 per poi trascinare fino alle ore 18:00.

Verrà così creato un evento o un promemoria che occuperà il vostro calendario tramite una banda colorata. A questo evento è possibile associare una serie di informazioni fra cui un nome, una descrizione, il luogo con tanto di posizione su Google Maps e un allegato.

Invitare gli amici ad un evento

Calendar fa molto di più, ed oltre a queste informazioni, è possibile specificarne altre ben più rilevanti: oltre ad impostare una certa visibilità dell’evento e la possibilità di condividerlo con altri calendari, è possibile invitare all’evento altre persone utilizzando il loro indirizzo email. L’invito scatena immediatamente una notifica verso l’email del destinatario, che prenderà visione dell’evento e potrà indicare, sempre nella stessa email, se parteciperà o meno.

La pianificazione degli appuntamenti viene ancora agevolata dalla modalità “Trova un orario”. Una volta aggiunti diversi invitati, se questi condividono il loro calendario con voi, è possibile controllare se sono liberi da altri impegni durate l’orario stabilito.

Tale opzione è molto comoda: immaginate di dover pianificare una riunione con 5 persone; sarebbe davvero complicato trovare un orario che vada bene per tutti, mentre tramite questo comando sarà Calendar stesso ad effettuare questo controllo.

Per ogni evento è possibile impostare un promemoria e una ripetizione automatica. È possibile impostare una notifica sul browser o l’invio automatico di una mail qualche minuto prima dell’evento; se invece l’evento è periodico, come una riunione settimanale che si terrà sempre alla stessa ora e nello stesso giorno della settimana, allora è possibile programmare la ripetizione automatica dell’evento.

Consultare i calendari degli amici

Come sopra citato, tramite dei pulsanti a sinistra, possiamo decidere se sovrapporre alla visualizzazione del nostro calendario, quello di amici, colleghi o di altri calendari. Ad esempio, è possibile visualizzare il calendario dei compleanni degli utenti presenti nella nostra rubrica email: in questo caso verrà automaticamente generato un promemoria indicando il nome e cognome del festeggiato.

Fra gli altri calendari automatici, segnaliamo le feste italiane e quelle di qualsiasi stato o religione, gli eventi sportivi nazionali e altre curiosità come le fasi lunari.

Alla stessa maniera, è possibile visualizzare i calendari di tutti coloro che decidono di condividerlo con noi; ad ognuno di questi verrà associato un colore e visualizzandoli tutti si avrà una visione rapida dei loro impegni. Il tipo di informazioni da condividere è personalizzabile: i nostri amici potranno dirci solo se sono occupati o meno, oppure possono darci più visibilità permettendoci di consultare il nome, l’orario, il luogo dell’evento, ecc.

Calendario anche su smartphone

Google Calendar offre poi svariate impostazioni e altre piccole funzionalità come la possibilità di stampare il calendario, spostarsi ad “oggi”, modificare gli eventi, creare eventi automatici da email con informazioni sui viaggi (biglietti aerei, treni, ecc), compatibilità e sincronizzazione con Google Now, ecc.

Tutte le operazioni precedentemente descritte sono possibili anche tramite l’app per smartphone che offre un’interfaccia più adatta ai dispositivi mobile, pur mantenendo le stesse funzionalità.

Calendar è facile, comodo e gratuito; sarà difficile farne una meno una volta presa una certa confidenza, e probabilmente riuscirà a scalfire anche la vecchia abitudine dell’agenda cartacea sempre in borsa.